ERP vs. Excel: Warum sollten Sie den Wechsel von Excel zu ERP in Betracht ziehen?

Es lässt sich nicht leugnen, dass das gute alte Excel eines der beliebtesten und bevorzugtesten Geschäftsprogramme zur Datenerfassung und Datenanalyse ist. Obwohl Excel kostengünstig, einfach und leicht zu handhaben ist, hat es, insbesondere in der heutigen Welt, auch viele Defizite. Wenn Ihr Unternehmen mit verstreuten Daten, Informationssilos und deren Zugänglichkeit zu kämpfen hat, ist dieser Artikel über Excel vs. ERP genau das Richtige für Sie. Aber wie erkennt man den richtigen Zeitpunkt für die Umstellung und welche verschiedenen Aspekte sind zu beachten, bevor man von Excel auf ERP umsteigt?

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Umstellung?

Vor allem bei jungen Unternehmen ist es üblich, dass diese mit einer Software, wie Excel, beginnen. Sie ist einfach, verständlich, kostengünstig und viele von uns haben sie bereits verwendet. Zu Beginn eignet sich Excel gut für die Verwaltung grundlegender Geschäftsprozesse, Berichte und Analysen. In einem wachsenden Unternehmen kann Excel jedoch anfangen, seinen Wert zu verlieren, weil es im gesamten Unternehmen an Transparenz und Flexibilität mangelt. Leider verpassen viele Unternehmen den richtigen Zeitpunkt für die Umstellung. Aber wie erkennt man den richtigen Zeitpunkt? Hier sind einige Anzeichen, die darauf hindeuten, dass es Zeit für die Umstellung ist:

• Die Mitarbeiter verbringen mehr Zeit damit, Daten zu sammeln und zu organisieren, als mit ihnen zu arbeiten;
• Daten werden aus zu vielen verschiedenen Quellen gesammelt;
• die Daten werden auf Geräten gespeichert, die nicht miteinander in Beziehung stehen, und sich an vielen verschiedenen Orten befinden;
• begrenzter Zugang zu Informationen von mobilen Endgeräten;
• fehlende Echtzeit-Informationen, die von überall, mit jedem Gerät und zu jeder Zeit zugänglich sind;

• viel vergeudete Zeit durch menschliche Fehler, wie doppelte Eingabe oder Datenverlust.

Die Umstellung auf ERP wird dazu beitragen, alle angegebenen Stichpunkte zu verbessern und vieles mehr. Außerdem können Sie eine Vielzahl von Tabellenkalkulationen, doppelten Einträgen und Datenverlust vermeiden. Darüber hinaus gewinnen Sie die Echtzeit-Sichtbarkeit von Geschäftsprozessen, wie Verkauf und Finanzen, zurück. Ein vollständig integriertes System wird Ihre Daten sammeln und analysieren, die Sie nun zwischen den einzelnen Abteilungen und Büros Ihres Unternehmens austauschen können.

Umstellung von Excel auf ERP

Die Auswahl eines Lieferanten ist der erste Schritt des Migrationsprozesses. Bevor Sie jedoch mit dem eigentlichen Prozess beginnen können, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auf die Migration eines neuen Systems vorbereitet ist. Die richtige Vorbereitung ist schwierig und dennoch der wichtigste Teil. Die Hauptfrage lautet: Wie bekommt man all diese Daten aus Excel in die ERP-Software? Wir haben fünf Schritte aufgelistet, um Ihren Transfer von Excel in die ERP-Software so einfach und schmerzlos wie möglich zu gestalten.

• Evaluieren Sie Ihren aktuellen Datenprozess. Unternehmen, die jahrelang dasselbe System verwenden, folgen oft einer Gewohnheit anstatt einem tatsächlichen Bedarf. So werden Aufgaben und Berichte zur Gewohnheit, ohne im Voraus über ihren Bedarf und ihre Nutzung nachzudenken. Der Übergang von Excel zu ERP ist ein idealer Zeitpunkt, um die Prozesse, die Sie derzeit einsetzen, zu überprüfen. Prüfen Sie, welche Informationen gesammelt, wie sie verwendet und welche zusätzlichen Informationen benötigt werden.
• Stellen Sie fest, welche Daten tatsächlich benötigt werden. Sehen Sie sich die bereits bestehenden Daten genauer an und überlegen Sie, wie oft sie verwendet werden. So werden einige Daten möglicherweise nicht mehr benötigt. Eine Übertragung nur der Dateien, die tatsächlich benötigt werden, hilft den Prozess zu optimieren und Zeit zu sparen. Alle zusätzlichen Daten, die beim anfänglichen Migrationsprozess ausgelassen wurden, können bei Bedarf nachträglich hinzugefügt werden.
• Unterteilen Sie die Daten in Abschnitte. Beginnen Sie mit der Entscheidung, ob es vorteilhafter ist, eine Massenübertragung oder einen schrittweisen Prozess durchzuführen. Obwohl die meisten Unternehmen von einem stetigen Prozess profitieren, gibt es auch einige Fälle, in denen eine Massenübertragung erforderlich ist. Ein Beispiel wäre, wenn Daten regelmäßig verwendet werden und auch während der Übertragung in ihrer Gesamtheit zugänglich sein müssen.
• Wählen Sie ein ERP-System auf Grundlage Ihrer spezifischen Bedürfnisse. Bevor Sie sich für ein ERP-System entscheiden, müssen Sie verstehen, welche Art von Lösungen Ihr Unternehmen benötigt. Sobald Sie diese Informationen haben, wird es einfacher sein, die Softwareprogramme zu vergleichen und das Richtige auszuwählen.
• Bereiten Sie das Team vor. Es ist wichtig, Ihr Team darauf vorzubereiten, Sie bei der Übertragung entsprechend zu unterstützen. Es sollten sowohl diejenigen, die Ihnen bei der Migration der Informationen helfen werden, als auch die Endbenutzer einbezogen werden. Holen Sie sich gleich zu Beginn des Prozesses ein Feedback von beiden Gruppen ein, was diese von dem neuen System benötigen, damit diese langfristig mehr investieren können.

Ganz gleich, wie Sie sich entscheiden, die Daten zu übertragen, planen Sie bei der Vorbereitung mehr Zeit ein. Wenn Sie davon ausgehen, dass das gesamte Projekt etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt und Sie Ihr Team entsprechend darauf vorbereiten, haben Sie einen entscheidenden Vorteil, wenn zufällig etwas Unerwartetes passiert.