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Beim Handel zwischen Menschen und Unternehmen spielten Rechnungen schon in der Frühgeschichte und Antike eine entscheidende Rolle. Von den ersten Aufzeichnungen auf Tontafeln über Papyrusrollen bis hin zur heutigen Buchhaltung, deren Grundlagen bereits im Mittelalter geschaffen wurden: Die Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen ist und bleibt Bestandteil jeder unternehmerischen Tätigkeit.

Großer Zeitaufwand beim Erfassen von Rechnungen

Und aktuell kündigt sich in diesem Bereich einmal mehr eine technologische Zäsur an, die den Umgang mit Rechnungen mittelfristig drastisch verändern und gewohnte Arbeitsabläufe massiv revolutionieren wird. Bislang stellte beispielsweise das Erfassen und weitere Verarbeiten von eingehenden Rechnungen oft einen großen Zeit- und damit auch Kostenfaktor dar. Eingangsrechnungen müssen geprüft werden, die relevanten Informationen müssen herausgegriffen werden, um die entsprechend terminierte Zahlung der Rechnung einzuleiten, das Dokument außerdem anschließend der Aufbewahrung gemäß geltender Archivierungsvorschriften zugeführt werden usw.

KI ermöglicht cleveres Auslesen von Rechnungen

Das Zauberwort heißt auch in diesem Fall einmal mehr „Künstliche Intelligenz“, kurz KI. Viele Unternehmen sind überrascht davon, wie weit entsprechende KI-Lösungen heute bereits sind, wenn es etwa um die Erfassung von Rechnungs-Details geht. Auch wenn Rechnungen sich in ihrem Layout und in Details oftmals unterscheiden und je nach Branche zum Teil auch sehr komplex aufgebaut sein können, kommen moderne KI-Technologien problemlos damit zurecht. So werden etwa relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, ausstellendes Unternehmen, Bankverbindung, Zahlungsfristen und etwaige Skonto-Modalitäten usw. vollständig automatisiert extrahiert. Hier trennt sich auch die Spreu vom Weizen und echte KI-Lösungen zeigen, warum sie weit über eine reine Texterkennung (OCR) hinausgehen. Denn frühere Systeme stießen oft an ihre Grenzen, sobald sich Rechnungen in einzelnen Details unterscheiden. Stehen beispielsweise die Kontodaten an anderer Stelle oder in einer anderen Formatierung als bislang gewohnt, waren häufig manuelle Eingriffe erforderlich. KI zeigt sich hier „lernfähig“ und kommt auch mit unterschiedlichen Formaten nach kurzer Zeit bestens zurecht.

Komplexe Rechnungs-Workflows

Die auf diese Weise ausgelesenen und strukturierten Daten können dann an weitere Anwendungen und Prozesse innerhalb des Unternehmens übergeben werden. Und hier wird es dann so richtig spannend. Denn es lassen sich intelligente Workflows entwerfen, die optimal in die vorhandene IT-Architektur und die bestehenden Lösungen im Finanz- und Buchhaltungs-Bereich eingebunden sind. Auf diese Weise können erhebliche Mehrwerte erzielt werden – durch clevere Prozesse vom Eingang einer Rechnung über die weitere Verarbeitung bis hin zur finalen Freigabe auf Basis der individuellen Rollen- und Rechtestrukturen im Unternehmen.